Okręgowe Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Puławach

PION OGÓLNY  KIEROWANY PRZEZ PREZESA ZARZĄDU-symbol  N

1. Zadaniem Prezesa zarządu jest ogólne kierownictwo w zakresie funkcjonowania Spółki, realizacja jej zadań gospodarczych, dbałość o należyty poziom świadczonych usług ciepłowniczych, zapewnienie właściwej organizacji pracy oraz kształtowanie pożądanego pozytywnego obrazu przedsiębiorstwa jako sprawnie działającego podmiotu gospodarczego.
2. Do zakresu działania Prezesa Zarządu w szczególności należy:

• • skuteczna realizacja celów ustalonych przez właściciela Spółki reprezentowanego przez Zgromadzenie Wspólników,
  • wykonywanie przez Spółkę założonych zadań,
  • prowadzenie działań w kierunku poprawy efektywności energetycznej,
  • uzyskiwanie koncesji na wytwarzanie i dystrybucję energii cieplnej,
  • stwarzanie warunków do wykonywania zadań w zakresie rozwoju ciepłownictwa, poprawy eksploatacji, konserwacji i remontów urządzeń energetycznych, wzrostu wydajności pracy, obniżenia kosztów własnych i oszczędności materiałów,
  • prowadzenie polityki optymalnego wykonania zadań związanych z działalnością Spółki,
  • zapewnienie warunków technicznych, kadrowych i finansowych niezbędnych do wykonywania zadań podstawowych,
  • realizacja zadań podstawowych zgodnie z założonymi terminami, kosztem, poziomem jakości i ilości,
  • prowadzenie polityki kadrowej Spółki.

Realizacja zadań wymienionych powyżej nie narusza obowiązków i uprawnień wynikających      z pełnienia funkcji członka zarządu.

W skład pionu ogólnego wchodzą następujące komórki organizacyjne i samodzielne jednoosobowe stanowiska pracy:

1. Główny Specjalista ds. Efektywności Energetycznej i Zapewnienia Jakości - NE
2. Dział Obsługi Przedsiębiorstwa - NA
3. Dział Obsługi Odbiorców Ciepła - NO
4. Dział Logistyki - NL
5. Specjalista d/s BHP i spraw obronnych - NB
6. Inspektor ochrony danych – IOD - NI
7. Spawalnik - NS

Główny Specjalista ds. Efektywności Energetycznej i Zapewnienia Jakości  - NE –podlega bezpośrednio Prezesowi Zarządu.

Do zadań Głównego Specjalisty ds. Efektywności Energetycznej i Zapewnienia Jakości należy:

1. przygotowywanie analiz opłacalności wdrażanych rozwiązań energetycznych,
2. analiza możliwości i koordynowanie prac w zakresie pozyskiwania środków zewnętrznych,
3. dobór układów kogeneracyjnych i innych źródeł ciepła,
4. weryfikacja audytów energetycznych,
5. pomoc w przygotowywaniu audytów efektywności energetycznych do wniosków o wydanie świadectw efektywności energetycznej URE,
6. przygotowywanie raportów i analiz techniczno-ekonomicznych,
7. wspieranie działań  w  zakresie  zapewnienia  jakości  zgodnej  z  przyjętymi standardami  poprzez  rozwijanie,  wdrażanie  i  monitorowanie    procedur  zapewniających założony poziom jakości,  
8. odpowiedzialność za  zachowanie  obowiązującego  poziomu  jakości  i  niezawodności produktu i usługi,  
9. bieżące analizowanie  i  monitorowanie  zlecanych  uprzednio  wyników    analiz,  specyfikacji jakościowych produktów,  
10. kontrola poprawności zapisów prowadzonych przez operatorów,
11. przeprowadzanie audytów  wewnętrznych  w  poszczególnych  obszarach  produkcyjnych zgodnie z harmonogramem badań na rok bieżący oraz  tworzenie raportów  
12. współpraca z Zarządem i zewnętrznymi firmami przy wdrażaniu systemu zapewnienia jakości.

 Dział Obsługi Przedsiębiorstwa – NA - podlega bezpośrednio Prezesowi Zarządu, na czele Działu stoi Kierownik, któremu podlegają następujące stanowiska:

1. Specjalista ds. prawnych i organizacji,
2. Inspektor ds. administracji,
3. Sprzątaczka.

Do zadań Działu Obsługi Przedsiębiorstwa należy: 

• w zakresie spraw administracyjno - socjalnych:

1. zapewnienie pożądanego stanu i warunków użytkowania pomieszczeń biurowych i ogólnego przeznaczenia, czuwanie nad przestrzeganiem przepisów bhp i p.poż. w biurze oraz administrowanych obiektach, (nadzór nad pracami konserwatorskimi, porządkowymi itp.),
2. zabezpieczenie wyposażenia administrowanych pomieszczeń przed kradzieżą  i zniszczeniem,
3. obsługa kancelaryjna spółki (przyjmowanie i wydawanie korespondencji oraz prowadzenie stosownych rejestrów),
4. obsługa biurowo-administracyjna Zarządu Spółki i Rady Nadzorczej.
5. zamawianie zakupów wyposażenia, druków i materiałów biurowych zgodnie z planem         i budżetem.
6. prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania zgodnie z instrukcją oraz ewidencjonowanie pieczątek,
7. sprzątanie pomieszczeń przedsiębiorstwa
8. opracowywanie planu działalności socjalno – bytowej przedsiębiorstwa w oparciu o politykę Zarządu i obowiązujące akty prawne w tym zakresie,
9. współpraca ze związkami zawodowymi w zakresie spraw socjalnych, obsługa Zakładowej Komisji Socjalnej w zakresie działalności socjalnej w przedsiębiorstwie.

• w zakresie spraw prawno – organizacyjnych:

1. ochrona prawna interesów Spółki,
2. świadczenie pomocy prawnej a w szczególności:
   • udzielanie porad prawnych,
   • sporządzanie opinii prawnych,
   • opiniowanie projektów umów,
   • udział w opracowywaniu projektów wewnętrznych aktów prawnych,
   • występowanie przed sądami i urzędami w ramach zastępstwa prawnego i procesowego,
3. uczestniczenie w posiedzeniach Zarządu, Rady Nadzorczej, i Zgromadzenia Wspólników, przygotowywanie projektów uchwał oraz prowadzenie dokumentacji związanej z posiedzeniami Zarządu, Rady Nadzorczej i Zgromadzenia Wspólników,
4. załatwianie spraw związanych z udzielaniem pełnomocnictw przez Zarząd Spółki,
5. współpraca z Działem Obsługi Odbiorców Ciepła w zakresie obsługi prawnej przy sporządzaniu pozwów sądowych oraz pism procesowych,
6. pomoc prawna we współpracy z Działem Obsługi Odbiorców Ciepła w ramach procesów sądowych,
7. prowadzenie samodzielnie procesów sądowych w sprawach odwoławczych oraz drugiej instancji,
8. współpraca z Urzędem Miasta z Wydziałem Nadzoru Komunalnego i Spraw lokalowych w zakresie informacji i sprawozdawczości,
9. sporządzanie oraz opiniowanie projektów umów cywilno-prawnych w związku z działalnością Spółki zleconych przez Prezesa Zarządu,
10. konsultacje prawne z Zarządem Spółki w sprawach związanych z działalnością Spółki,
11. opracowywanie zasad gospodarowania kadrami w oparciu o wytyczne polityki kadrowej Spółki,
12. opracowywanie projektów regulaminu pracy, regulaminu świadczeń socjalnych pracowników itp. oraz zmian do tych dokumentów,

Dział Obsługi Odbiorców Ciepła – NO -  podlega bezpośrednio Prezesowi Zarządu, na czele działu stoi Kierownik, któremu podlegają następujące stanowiska:

1. Specjalista d/s obsługi odbiorców ciepła
2. Specjalista ds. obsługi klienta, marketingu i promocji ciepła systemowego
3. St. Inspektor d/s obsługi odbiorców ciepła
4. Inspektor d/s obsługi odbiorców ciepła
5. Inspektor d/s windykacji

Do podstawowych zadań Działu Obsługi Odbiorców Ciepła należy:

- w zakresie obsługi klienta:

1. bezpośrednia i telefoniczna obsługa klientów, w tym:
   • informowanie o saldzie, wysokości zaliczek, rocznych wynikach rozliczeń
   • przyjmowanie wniosków o zmianę zaliczek,
   • poświadczanie wniosków o dodatki mieszkaniowe,
   • wydawanie druków/blankietów do wpłat,
   • przyjmowanie i wyjaśnianie reklamacji rozliczeń,
   • przyjmowanie zgłoszeń i uwag od odbiorców
   • zawieranie umów na dostawę energii cieplnej dla celów centralnego ogrzewania i podgrzania wody użytkowej z mieszkańcami w budynkach wielolokalowych.
2. prowadzenie ewidencji odbiorców ciepła, uaktualnianie bazy danych.
3. obsługa Zintegrowanego Systemu Informatycznego Unisoft,
4. prowadzenie ewidencji zainstalowanych ciepłomierzy i wodomierzy.
5. przeprowadzenie weryfikacji danych z odczytów urządzeń pomiarowo-rozliczeniowych.
6. kontrola terminów legalizacji ciepłomierzy.
7. zawieranie umów sprzedaży ciepła.
8. zawieranie umów na konserwację instalacji wewnętrznej centralnego ogrzewania i ciepłej wody użytkowej.
9. przyjmowanie i wprowadzanie do programu stanów urządzeń pomiarowych, wystawianie faktur za ciepło i konserwację instalacji wewnętrznych.
10. przygotowywanie danych dla firm rozliczeniowych (koszty, przedpłaty) oraz sprawdzanie poprawności wykonanych rozliczeń przed zaksięgowaniem na kontach odbiorców.
11. wykonywanie rozliczeń kosztów dostawy ciepła na cele ogrzewania dla budynków, w których nie zamontowano urządzeń służących do podziału kosztów.
12. wykonywanie rozliczeń kosztów dostawy ciepła na cele podgrzania wody, drukowanie rozliczeń.
13. ustalanie wysokości miesięcznych opłat zaliczkowych.
14. księgowanie wyników rozliczeń na kontach odbiorców, przygotowanie dokumentów dla odbiorców (rozliczenia, salda, nowa zaliczka).
15. powiadamianie Odbiorców i Zarządców budynków o nowych taryfach dla ciepła Wytwórcy i Dostawcy.
16. wykonywanie analiz np. zakupu i sprzedaży ciepła, kosztów dostawy ciepła i przypisów dla budynków rozliczanych, kosztów ogrzewania oraz kosztów podgrzania wody.
17. wykonywanie rozliczeń kosztów dostawy ciepła na cele ogrzewania budynków wyposażonych w ciepłomierze mieszkaniowe, drukowanie rozliczeń.
18. obsługa kasowa.

- w zakresie działalności windykacyjnej:

1. obsługa odbiorców ciepła w zakresie postępowania windykacyjnego
2. wysyłanie wezwań do zapłaty dłużnikom,
3. ściąganie wymagalnych należności za dostawę ciepła i inne usługi,
4. kierowanie spraw dłużników do sądu,
5. współpraca i nadzór nad postępowaniem komorniczym,

- w zakresie działalności marketingowej:

1. planowanie, koordynowanie i kontrolowanie działań marketingowych Spółki.
2. tworzenie i wdrażanie strategii marketingowej firmy oraz poszczególnych produktów         i usług.
3. opracowywanie i wdrażanie projektów marketingowych.
4. projektowanie i aktualizowanie materiałów marketingowych ze szczególnym uwzględnieniem promocji „Ciepła Systemowego”.
5. planowanie i realizacja założenia komunikacji z klientami w tym prowadzenie firmowych serwisów internetowych oraz kampanii w mediach.
6. współpraca z dostawcami usług i partnerami firmy.
7. prowadzenie badań marketingowych – analiza rynku.
8. udział w prowadzonych przez firmę wydarzeniach i działaniach PR.

Dział Logistyki – NL - podlega bezpośrednio Prezesowi Zarządu, na czele Działu stoi Kierownik, któremu podlegają następujące stanowiska:

1. Główny magazynier,
2. Magazynier,
3. Specjalista ds. zamówień i zaopatrzenia,
4. Referent ds. zaopatrzenia,
5. Kierowca-operator.

Do zadań Działu Logistyki należy:

- w zakresie transportu:

1. organizowanie, administrowanie i nadzór nad gospodarką środkami transportu oraz sprzętem Spółki,
2. utrzymanie środków transportu i sprzętu Spółki w stanie pełnej sprawności technicznej,
3. ciągła kontrola w zakresie ekonomicznego i celowego wykorzystania środków transportu i sprzętu Spółki,
4. prowadzenie ewidencji i dokumentacji środków transportu oraz sprzętu zgodnie z obowiązującymi przepisami,
5. kontrolowanie przewozów i pracy sprzętu oraz analizowanie pod kątem ekonomicznego i celowego ich wykorzystania w Spółce,
6. świadczenie usług przewozowych i sprzętowych na rzecz obcych jednostek gospodarczych i ludności środkami transportu i sprzętu Spółki zgodnie z obowiązującymi przepisami,
7. planowanie obsług technicznych, przeglądów i napraw pojazdów i sprzętu zgodnie z przepisami, normami i instrukcjami eksploatacji,
8. zlecanie obsług technicznych, przeglądów gwarancyjnych, rejestracyjnych oraz napraw posiadanych pojazdów i sprzętu obcym jednostkom usługowym,
9. planowanie, opracowywanie zapotrzebowań na materiały, paliwa płynne, oleje, smary, ogumienia, akumulatory i części zamienne do posiadanych pojazdów i sprzętu,
10. rozliczanie kierowców i operatorów z pobranego paliwa płynnego stosownie do obowiązujących norm zakładowych i przepisów,
11. prowadzenie gospodarki paliwami, olejami, smarami, ogumieniem, akumulatorami i częściami zamiennymi oraz rozliczeń stosowanie do obowiązujących norm i przepisów tym zakresie,
12. odbiór jakościowy zleconych usług na naprawy pojazdów i sprzętu Spółki,
13. rozliczanie oraz rejestracja czasu pracy kierowców i operatorów w oparciu o wykonane zlecenia,
14. organizowanie i wykonywanie prac związanych z usuwaniem kamienia kotłowego z urządzeń ciepłowniczych własnych i obcych,
15. organizowanie i wykonywanie prac związanych z barwieniem wody w sieci co. wysokich parametrów,
16. współpraca ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi Spółki w zakresie przewozów i pracy sprzętu,
17. prowadzenie niezbędnej dokumentacji dla kierowców określonych w ustawie z dnia 6 września 2001 r. i późniejszymi zmianami o transporcie drogowym,
18. wnioskowanie o likwidację i zakup sprzętu i środków transportowych.

- w zakresie zamówień i zaopatrzenia:

1. nadzorowanie i organizowanie pracy w zakresie zamówień i zaopatrzenia w spółce,
2. zapewnienie materiałów, urządzeń, armatury, części zamiennych i wszystkich innych towarów potrzebnych do utrzymania na wymaganym poziomie działalności eksploatacyjnej, inwestycyjnej, remontowej i pomocniczej,
3. przestrzeganie zasad dobrej gospodarności przy wyborze dostawców i środków transportowych do przewozów materiałowych,
4. udział w przygotowaniu i organizacji przetargów na dostawy wg zasad zawartych w ustawie Prawo Zamówień Publicznych i uregulowaniach wewnętrznych w spółce,
5. uczestnictwo w okresowych analizach zapasów materiałowych, ustalanie ich pożądanej wielkości i właściwa regulacja zapasów, wyrównywania niedoborów i upłynniania nadwyżek,
6. współpraca ze wszystkimi służbami w zakresie potrzeb materiałowych, ich pozyskania, zakupu lub przesunięcia i podmiany na inne z zachowaniem zasad gospodarczego i oszczędnego wykorzystywania,
7. opracowywanie wytycznych w zakresie obrotu materiałowego: systemu wewnętrznych zapotrzebowań, ich weryfikacja i realizacja,
8. odbiór jakościowy i ilościowy zakupionych materiałów, opis faktur pod względem merytorycznym.

- w zakresie gospodarki magazynowej:

1. przyjmowanie towarów z zewnątrz poprzez ich przeliczenie i porównaniem z dokumentem źródłowym , rozłożenie go w magazynie , opracowanie faktury w programie komputerowym „UNISOFT”  wystawienie dokumentu PZ i przekazanie oryginału do działu księgowości,
2. wydawanie towarów z magazynu na poszczególne działy Spółki poprzez wystawienie odpowiednich dokumentów w systemie „UNISOFT” RW , ZW , MM .  Przeliczeniu towaru wydanego z magazynu przez osobę uprawnioną do odbioru materiałów z magazynu, potem zatwierdzeniu dokumentu przez  osobę uprawniona do zatwierdzania   w/w dokumentów. Następnie przekazanie oryginałów dokumentów rozchodu magazynowego do działu księgowości,
3. dbanie nad odpowiednim przechowywaniem mienia  znajdującego się w magazynie. Złożenie w miejscu odpowiednim dla poszczególnych grup materiałowych to znaczy odpowiednie materiały w pomieszczeniach ogrzewanych niektóre materiały  tylko  pod zadaszeniem a niektóre towary wystarczy tylko na placu magazynowym pod bacznym okiem monitoringu przemysłowego. Całość terenu jest chroniona przez specjalistyczną  firmę,
4. dodatkową działalnością magazynu jest prowadzenie składu konsygnacyjnego,
5. przestrzeganie przepisów BHP i  P/POŻ zarówno  przy przyjmowaniu jak i wydawaniu towarów z magazynu OPEC,
6. dbanie o odpowiednie segregowanie odpadów i przekazywanie ich odpowiednim podmiotom gospodarczym upoważnionym do ich odbioru, wystawienie stosownych dokumentów i prowadzenie sprawozdawczości.

Specjalista d/s BHP i Spraw obronnych- NB - podlega bezpośrednio Prezesowi Zarządu.

Do zadań Specjalisty d/s BHP i spraw obronnych należy:

w zakresie BHP –

1. przeprowadzanie okresowych kontroli, ocen oraz analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ppoż. w obiektach przedsiębiorstwa. Bieżące informowanie Prezesa Zarządu o zagrożeniach oraz przedstawianie wniosków w tym zakresie.
2. udział i kontrola przestrzegania przepisów BHP i P.POŻ. podczas usuwania awarii na sieciach.
3. kontrola przestrzegania przepisów BHP i P.POŻ. na wszystkich stanowiskach pracy w przedsiębiorstwie, wydawanie zaleceń pokontrolnych.
4. prowadzenie dokumentacji powypadkowej, dokonywanie analiz oraz przyczyn wypadków przy pracy, opracowywanie wniosków o charakterze profilaktycznym,
5. sporządzanie sprawozdawczości wypadkowej.
6. wskazywanie przedsięwzięć zapobiegających wypadkom przy pracy i chorobom zawodowym,
7. opracowywanie wytycznych dotyczących poprawy warunków bezpieczeństwa i higieny pracy.
8. opracowywanie przy współudziale właściwych komórek organizacyjnych, zbiorczych i wieloletnich planów poprawy warunków pracy.
9. udział w pracach komisji przyjmującej do eksploatacji nowo zbudowane lub przebudowane obiekty oraz udział w pracach przy ocenie projektów inwestycyjnych pod kątem bezpieczeństwa ich eksploatacji.
10. udział w opracowywaniu wewnętrznych aktów prawnych, zarządzeń regulaminów i instrukcji w zakresie zgodności z przepisami BHP.
11. współpraca ze związkami zawodowymi i Społecznym Inspektorem Pracy i organami nadzoru nad warunkami pracy w zakresie BHP.
12. opracowywanie planów szkolenia pracowników w zakresie BHP i P.POŻ. i ich realizacja, a także nadzór nad realizacją szkoleń przez poszczególne komórki organizacyjne przedsiębiorstwa.
13. merytoryczna ocena przydatności zakupywanej odzieży ochrony osobistej, urządzeń sanitarnych i sprzętu zapewniającego higienę pracy, kontrola terminowego i zgodnego z normami wydawania odzieży ochronnej i roboczej.
14. opracowywanie projektów dotyczących norm wyposażenia pracowników w odzież ochronną, roboczą i sprzęt ochrony osobistej.
15. nadzór nad przestrzeganiem przepisów prawa pracy i regulaminu pracy,
16. rejestrowanie i analizowanie potrzeb szkoleniowych pracowników przedsiębiorstwa – współpraca i udzielanie pomocy kadrze kierowniczej przedsiębiorstwa w zakresie organizacji szkoleń,
17. współpraca z zewnętrznymi jednostkami kształcenia kadr, organizacja staży i praktyk zawodowych.

w zakresie spraw obronnych -

1. prowadzenie obsługi kancelarii tajnej.
2. opracowywanie i nadzór merytoryczny nad przestrzeganiem zasad zapewnienia tajemnicy państwowej i służbowej.
3. organizowanie szkoleń z zakresu obronności cywilnej, powszechnej samoobrony oraz współpraca z jednostkami zewnętrznymi w zakresie koordynacji tych działań.
4. prowadzenie i załatwianie spraw związanych z obroną cywilną w przedsiębiorstwie wg odrębnych przepisów i instrukcji.
5. opracowywanie Planów Działania i Instrukcji na wypadek zagrożenia katastrofami ekologicznymi, żywiołem, zagrożenia terrorystycznego.

Inspektor ochrony danych – IOD - NI - podlega bezpośrednio Prezesowi Zarządu.

Do zakresu działania Inspektora ochrony danych - IOD należy:

1. pełnienie funkcję Inspektora ochrony danych - IOD,
2. zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych,
3. opracowanie i wdrożenie polityki i instrukcji bezpieczeństwa informacji, w tym ochrony danych osobowych,
4. zapewnianie aktualności i kompletności polityki i instrukcji bezpieczeństwa informacji w tym ochrony danych osobowych,
5. cykliczny monitoring realizacji polityki i instrukcji bezpieczeństwa informacji w tym ochrony danych osobowych,
6. okresowa kontrola wewnętrzna w komórkach organizacyjnych oraz samodzielnych stanowiskach pracy, dotycząca zgodności z wymogami Ustawy o ochronie danych osobowych oraz polityką i instrukcji bezpieczeństwa informacji,
7. prowadzenie rejestru zbiorów przetwarzanych Danych Osobowych,
8. wydawanie i anulowanie upoważnień do zbiorów danych osobowych,
9. prowadzenie ewidencji osób upoważnionych, do zbiorów danych osobowych i innych zbiorów z zakresu bezpieczeństwa informacji,
10. definiowanie i proponowanie działań i narzędzi funkcjonalnych zapewniających prawidłowy stan ochrony danych osobowych.

Spawalnik – NS - podlega bezpośrednio Prezesowi Zarządu.

Do zakresu działania Spawalnika - NS należy: 

1. opracowywanie i wdrażanie technologii spawania dla zespołów spawanych,
2. nadzór nad dokumentacją techniczną w zakresie prac spawalniczych,
3. weryfikacja wymaganych oraz posiadanych uprawnień spawalniczych, egzaminowanie spawaczy,
4. bezpośredni nadzór oraz wsparcie inżynieryjne dla wyrobów spawanych,
5. bieżąca współpraca ze spawaczami, konstruktorem oprzyrządowania, nadzorem produkcji,
6. udział w przygotowywaniu i realizowaniu technicznych projektów inwestycyjnych (robotyzacja).